L’objectif de cette méthode est de répondre aux dysfonctionnements observés dans la réalisation des différentes activités à partir de solutions proche de la réalité du terrain.

Pourquoi analyser les processus de travail ?

Un constat récurrent des directions au sujet de leurs équipes de planification est qu’elles sont débordées, stressées, gèrent dans l’urgence en produisant des plannings avec une très faible anticipation (parfois au mois, le mois) et aucune amélioration ne semble possible dans un contexte complexe où 3 facteurs sont récurrents :

  • Une équipe de planification réduite par rapport au nombre d’heures à planifier
  • Un absentéisme important des équipes d’intervenant·e·s avec une contrainte de remplacement immédiat
  • Une disponibilité réduite de remplaçant·e·s pour les raisons suivantes :
    • Qualification inadaptée par rapport aux missions nécessitant le remplacement
    • Restrictions
    • Créneaux de disponibilités personnels complexes (pas le mercredi, pas de 9h à 11h, etc …)
    • En cas de recours à un CDD, un vivier réduit pour réaliser des remplacements au pied levé.

L’analyse des processus du travail permet d’objectiver les situations, de prendre le temps d’observer les éléments perturbateurs, les actions menées en doublons, celles qui fonctionnent bien ou pas du tout, et les pistes d’amélioration réalistes à envisager car proches du terrain.

Une méthode est délibérément participative

Les constats et les solutions doivent venir des équipes pour être légitimés et acceptés. Le consultant aide à assembler, questionne, et oriente les discussions vers l’objectif : poser une organisation qui permette à chacun de réaliser ses tâches tout en ayant la possibilité d’absorber les aléas.

Elle se déroule principalement en 2 étapes auxquelles 2 autres optionnelles peuvent être ajoutées :

  • Étape 1 – Travail de préparation en amont
  • Étape 2 – Élaboration des semaines types
  • Étape 3 (optionnelle) – Élaboration d’un tableau de bord de suivi)
  • Étape 4 (optionnelle) – Suivi de la mise en œuvre et réajustements

Quels résultats viser ?

  • Une organisation qui se régule, se discute sur la base d’éléments qui peuvent être objectivés, et s’ajuste sur des choix raisonnés.
  • Un modèle vivant qui sert de « rail » à l’équipe.
  • Une pression qui baisse avec le dégagement de temps sacralisés pour la réalisation de certaines tâches en continu.

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